¿Qué es un proyecto?

A mi generación, una de las cosas que más nos fascinó fue el “Proyecto Apollo”. Apollo eran los cohetes: el 11, el 12, el 14 y otros que consiguieron completar su objetivo de alunizaje; el trece y el famoso “Houston, tenemos un problema” que nos mantuvo en vilo y mostró las bondades del trabajo en equipo,…
Después he sabido que hubo otros “Apolo” antes del once, y que el Proyecto Apolo más que un proyecto era un programa, algo todavía más importante y ambicioso.
Nosotros, por aquel entonces, no teníamos ningún Proyecto, como mucho algún plan. Los proyectos eran “cosa de los americanos” -como decíamos con sorna-, algo para lo que se necesitaba dinero, tecnología, y que hacían unos ingenieros con gafas, camisas blancas de manga corta y corbatas estrechas y negras en nuestros televisores sin color.
No es necesario plantearse llevar un cohete a la luna para tener un proyecto. Hacer una tortilla de patatas lo es. Tengo una amiga uruguaya que quiso obsequiarnos con una en una de sus fiestas de cumpleaños; su proyecto no terminó en éxito porque olvidó sofreír la cebolla: un fallo en la fase de ejecución.

La mayoría de los proyecto de cierta entidad que emprendemos, estarán entre los puesto en marcha por la NASA dentro del programa Apollo y el de mi amiga uruguaya en cuanto a complejidad, e iremos viendo que todos comparten muchas cosas.
Veamos la siguiente definición:
“Se entiende por proyecto una tarea innovadora que tiene un objetivo definido, debiendo ser efectuada en un cierto período, en una zona geográfica delimitada y para un grupo de beneficiarios; solucionando de esta manera problemas específicos o mejorando una situación…”.
Esta definición, de un proyecto de cooperación al desarrollo, la podemos extrapolar a casi cualquier situación.

Un nuevo proyecto puede supone una tarea innovadora o un nuevo abordaje para una tarea que ya veníamos realizando. Al emprender un proyecto nos planteamos inventar algo, crear algo nuevo para dar respuesta a una necesidad detectada. Pero también podría ser que nos hayamos planteado modificar, reelaborar o rediseñar algún modelo (servicio, producto, sistema de producción o prestación,…) previamente existente; en este caso nos encontraríamos igualmente ante una tarea innovadora. El uso del término tarea tiene una interesante connotación, ya que sugiere la necesidad de actuar. Nos enfrenta a la realidad de evaluar nuestra capacidad para ponernos en marcha.

Otra de las claves de la gestión de proyectos es que deben tener un objetivo definido. Tendremos que respondernos a esta sencilla pregunta: ¿qué queremos conseguir con nuestro proyecto?. Es importante precisar que el objetivo debe estar bien definido; tiene que estar perfectamente explicado, y, aun más, tiene que ser, de alguna manera, evaluable. Tiene que resultar claro para las personas que vayan a leer nuestro proyecto y desde luego para los miembros de nuestro equipo: tenemos que conocer la dirección en la que hemos de remar para poder hacerlo en la misma.

No es probable que trabajemos solos. Bien por nuestro jefe, bien por nuestros compañeros, bien por nuestros clientes, bien por sus financiadores, el proyecto terminará siendo revisado. Establecer un calendario de trabajo asumido, entendido y aceptado por todo el equipo es fundamental en este punto. El objetivo del trabajo en equipo es crear sinergias, que el todo sea más que la suma de las partes. En este sentido, un adecuado reparto de tareas que haga avanzar a los grupos de trabajo que se creen de forma equilibrada es fundamental para la consecución de los objetivos marcados. Evidentemente, tenemos que establecer este calendario y hacerlo de forma consensuada, como casi todas las decisiones que vamos a tomar. Es realmente importante entender la importancia de cumplir con los compromisos adquiridos en tiempo y forma, estableciendo plazos realistas y alcanzables, y asumiendo las tareas para las que cada cual tenga mayor capacidad. Solo así vamos a conseguir funcionar como un organismo coordinado, que es, en definitiva, de lo que se trata.

Debemos tener en cuenta dónde vamos a llevar a cabo nuestra actuación. Esto es importante decidirlo en las etapas iniciales del proceso ya que de ello van a depender una serie de parámetros con gran peso en el plan de implantación.

También es importante conocer a quién va destinado nuestro proyecto, para quién trabajaremos. El que el destinatario de nuestro esfuerzo pertenezca al ámbito público o al privado, que se trate de particulares o empresas, que se trate de grandes o pequeñas organizaciones, va a tener una influencia decisiva a la hora de plantearlo.

A qué pretendemos dar respuesta?, ¿cuál es la demanda?. Para responder a estas preguntas necesitamos detectar el problema e intentar desarrollar una solución.
Podríamos añadir dos cuestiones que probablemente desarrollemos más adelante. Por un lado, es importante que establezcamos desde el principio un enfoque de mejora permanente de nuestros procedimientos de trabajo; eso nos va a comprometer con la calidad, la excelencia y las buenas prácticas desde el principio, de forma que nos va a resultar más fácil establecer nuestros propios estándares, o los requeridos por organizaciones de las que seamos de alguna manera dependientes en el futuro; por otro, articular buenos canales de comunicación, tanto hacia dentro como hacia fuera (comunicación interna y externa), de forma que esta sea fluida dentro de nuestro grupo durante la fase de ejecución del proceso (nivel interno), y eficaz y efectiva a la hora de presentarlo (nivel externo).

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